Privacybeleid BK Service Cleaning

BK Service Cleaning (BKSC) verwerkt persoonsgegevens van klanten en bezoekers en valt daardoor onder de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming). Wij informeren klanten altijd duidelijk welke gegevens wij verzamelen, hoe we deze gebruiken en met wie we ze delen, conform de AVG-vereisten. Hieronder lees je per vraag de uitgebreide informatie over onze praktijken en de wettelijke kaders.

Verzamelde persoonsgegevens

Wij verzamelen alleen persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening. Dit betreft onder meer contactgegevens van klanten, zoals naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer, die nodig zijn voor het opstellen van offertes en communicatie. Deze gegevens vallen onder persoonlijke gegevens, omdat ze te herleiden zijn tot een persoon. We registreren geen IP-adres in onze eigen formulieren; let op: Google Analytics verwerkt wel geanonimiseerde IP-adressen voor statistiekdoeleinden (zie Cookies hieronder).

Middelen van gegevensverzameling

Wij verzamelen persoonsgegevens via de volgende kanalen:

• Contact- en offerteformulieren op de website: Klanten vullen online hun naam, adres, e-mail en telefoonnummer in bij een offerteaanvraag of contactverzoek. Deze gegevens komen rechtstreeks bij BKSC binnen.

• Telefonisch en per e-mail: Klanten kunnen ons bellen of mailen; daarbij verstrekte gegevens verwerken we op dezelfde wijze.

• Cookies en analysetools: Op onze website plaatsen wij cookies en vergelijkbare technieken. Hiermee verzamelen we geanonimiseerde gegevens over gebruikers (bijv. welke pagina’s bezocht zijn, apparaatinformatie en geanonimiseerde IP-adressen) voor statistieken en marketing. Trackingcookies (Google Analytics, Meta-pixels, Google Tag Manager, Search Console, etc.) registreren informatie zoals bezochte webpagina’s en apparaatinstellingen. Wij vragen hiervoor vooraf toestemming via een cookie-banner.

Doeleinden van gegevensverwerking

De persoonsgegevens gebruiken wij uitsluitend voor de doeleinden waarmee zij zijn verzameld, namelijk:

• Offerte en dienstverlening: Het opstellen van een offerte, inplannen en uitvoeren van glasbewassingswerkzaamheden. Zonder naam, adres en contactgegevens kunnen we geen offerte doen of de afspraak inplannen.

• Klantencontact: Communicatie over afspraken, aankondigingen (bijvoorbeeld per e-mail een herinnering bij een geplande wasbeurt) en beantwoording van vragen. Ook facturatie en betalingsherinneringen vallen hieronder.

• Marketing en nieuwsbrieven: Als een klant hier expliciet toestemming voor heeft gegeven (opt-in), gebruiken we e-mail om aanbiedingen of nieuwsbrieven te sturen. Dit doel is separaat vermeld en berust op toestemming of legitiem belang.

• Websiteanalyse en beveiliging: Wij gebruiken analysetools (zoals Google Analytics) om bezoekersgedrag te meten en onze website te verbeteren. Dit gebeurt op basis van AVG-consent voor analytische cookies.
  Deze verwerkingsdoeleinden hebben al dan niet een wettelijke grondslag (bijvoorbeeld uitvoering van een overeenkomst of toestemming) en worden duidelijk gecommuniceerd in onze privacyverklaring. We verwerken gegevens niet voor ongerelateerde doelen en bewaren ze alleen zo lang als nodig is voor het genoemde doel.

Delen met externe partijen

We schakelen voor onze bedrijfsvoering diverse externe dienstverleners in. Denk aan een boekhouder/accountant voor de financiële administratie, een e-mail- of nieuwsbriefdienst voor mailings, een marketingbureau voor advertentiecampagnes, en IT-partners (hosting, website-onderhoud). Alle persoonsgegevens die aan deze partijen worden verstrekt, zijn noodzakelijk voor het uitvoeren van onze dienstverlening. Wij geven nooit gegevens aan onbevoegden of voor ongerelateerde doeleinden.

Omdat we zelf als verwerkingsverantwoordelijke optreden, sluiten we met iedere externe partij een verwerkersovereenkomst. Hierin staan strikte afspraken over wat de verwerker wél en niet mag doen met de gegevens. Zo borgen we dat bijvoorbeeld onze accountant of marketingpartner alleen gegevens gebruikt in opdracht van ons bedrijf en passende beveiliging toepast. Ook dienstverleners als WhatsApp (voor klantenchat) of Google/Facebook (voor analysetools) verwerken persoonsgegevens alleen binnen de kaders die wij vastleggen (met name toestemming of contractbasis) en zij zijn zelf verantwoordelijk voor hun eigen AVG-compliance.

Cookies en trackingtools

Op onze website gebruiken we een cookie-banner (Complianz) om bezoekers te informeren en toestemming te vragen voor (analytische en marketing) cookies. We zetten onder meer de volgende trackingtools in: Google Analytics, Google Tag Manager/Search Console, en Meta (Facebook) pixels. Deze tools plaatsen zogenoemde tracking cookies waarmee persoonsgegevens verwerkt worden (bijvoorbeeld IP-adres, bezochte pagina’s, interesses). Omdat trackingcookies persoonsgerelateerde data verwerken, is vooraf uitdrukkelijke toestemming van de bezoeker verplicht.

Via de Complianz-cookiebanner kan de bezoeker deze toestemming geven of intrekken. We informeren de bezoeker over welke soorten data worden verzameld en met welk doel (bijv. websiteverbetering, statistieken, marketing). Ook leggen we uit dat er derden toegang krijgen (Google, Meta, enz.) als trackingcookies zijn toegestaan. Deze informatie en de mogelijkheid tot weigeren of intrekken van cookies zijn duidelijk zichtbaar voordat cookies actief worden.

Bewaartermijn van persoonsgegevens

Wij hanteren de wettelijke bewaartermijnen en het AVG-principe van minimale opslag. In de AVG is geen vaste termijn opgenomen; organisaties bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel. Voor ons betekent dit dat we hoofdzakelijk de fiscale bewaarplicht volgen: volgens de Belastingdienst moet de zakelijke administratie 7 jaar bewaard blijven (bij onroerend goed meestal 10 jaar).

Concreet houden wij klantgegevens (offertes, facturen, correspondentie) bij zolang dit nodig is voor recht en plichtvoering (bijvoorbeeld garantieclaims, fiscale controles). Daarna worden de gegevens definitief verwijderd of geanonimiseerd. Daarmee voldoen we aan zowel de fiscale verplichtingen als het AVG-beginsel om data niet langer te bewaren dan nodig is.

Contact en aanspreekpunt privacy

Er is bij BKSC geen aparte functionaris gegevensbescherming (FG/DPO) benoemd, omdat dit in de praktijk voor een klein bedrijf niet verplicht is. Vragen over privacy en persoonsgegevens kunnen worden gericht aan ons algemene contactpunt (bijvoorbeeld via info@bksc.nl). In onze privacyverklaring en op de website staan onze bedrijfsgegevens en contactgegevens duidelijk vermeld, zoals vereist door de AVG. Indien gewenst kan natuurlijk een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering van persoonsgegevens schriftelijk of per e-mail bij ons worden ingediend; wij behandelen dit conform de AVG-regels.